Versie: 8 mei 2023 (vorige versie: 26 februari 2023)
Wijziging verband houdend met de naamswijziging van het kerkgenootschap.
Als kerkelijke gemeente dienen wij ons te houden aan de privacywetgeving in Nederland. Dit betekent dat uw gegevens veilig bij ons moeten zijn en dat wij ze altijd netjes gebruiken.
In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij de Nederlandse Gereformeerde Kerk Schiedam (verder: “de kerk”) allemaal doen met informatie die wij van u, onze leden en “vaste gasten” 1), ontvangen en beheren.
Een korte definitie van een aantal begrippen en termen (zoals vaste gast) vindt u aan het eind van dit document.
1. Gebruik van persoonsgegevens
Wanneer u lid bent of wordt van de kerk registreren wij in onze ledenadministratie uw persoonlijke en kerkelijke gegevens. Dat doen we zo minimaal mogelijk. De wet noemt dit "persoonsgegevens" en zegt dat we die alleen mogen gebruiken als we precies uitleggen waarom en met welke reden. Dat heet “gerechtvaardigd belang” van de kerk 2).
Alleen datgene dat we zelf nodig achten leggen we vast, namelijk:
Persoonlijke gegevens
- Naam en voornamen cq. voorletters en adres;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat.
Kerkelijke gegevens (indien van toepassing)
- Doopdatum;
- Belijdenisdatum;
- Ingekomen van kerkelijke gemeente;
- Vertrokken naar kerkelijke gemeente.
Wij verzamelen deze gegevens vanwege het algemene belang van de kerk (wettelijke term: “gerechtvaardigd belang” 2). Hiermee kunnen wij onze administratie voeren, contact met u leggen (en u met anderen), aandacht geven aan jubilea, gerichte uitnodigingen versturen namens (jeugd)clubs of wijkbijeenkomsten en andere gerichte aanleidingen. Persoonsgegevens mogen doorgegeven worden aan leden binnen de eigen kerk als daarvoor een algemeen belang is.
Wij geven uw persoonsgegevens niet aan oud-leden, andere kerken, bedrijven of instanties, behalve als de wet zegt dat dat moet. Wel delen we jaarlijks algemene statistische gegevens met de landelijke NGK, zoals het aantal doop- en belijdende leden, ingekomen en vertrokken leden en, indien van toepassing, naar welke kerkverband zij vertrokken zijn. Deze gegevens zijn voor algemene verwerking en bevatten geen persoonlijke gegevens.
Daarnaast delen we persoonsgegevens met derden als dat nodig is voor de uitvoering van hun taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan: bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails, Internetdiensten (zoals kerkSPOT, website-hosting en cloud-opslag).
Wij gebruiken uw e-mailadres alleen voor gerichte verzendingen, zoals de zgn. ‘push-berichten’ wanneer er een aanpassing is gedaan in kerkSPOT en bij bijzondere gebeurtenissen.
2. Inschrijving, wensenlijst, verwerkingsregister
Zoals gezegd worden persoonsgegevens vastgelegd als iemand daadwerkelijk kerkelijk lid of “vaste gast” is of wordt van de gemeente. Wanneer u lid wilt worden van de kerk of “vaste gast” geeft u tegelijk toestemming voor de registratie van de voornoemde persoonsgegevens. Ook informeren we u over deze privacyverklaring.
De mogelijkheid bestaat om aan te geven via een zogenaamde ‘wensenlijst’ 3) wat u wilt dat gebeurt met uw persoonlijke gegevens. De wensen worden in een verwerkingsregister 4) opgenomen.
3. Financiële informatie
Wanneer u een vaste vrijwillige bijdrage geeft of een andere financiële bijdrage levert aan de kerk, krijgen wij informatie over de betaling van uw bank. Bij het bewaren van deze gegevens houden wij ons aan de daarvoor geldende regels en wetgeving. Na afloop van de daarvoor geldende termijn(en) worden de gegevens vernietigd. Jaarlijks verschijnt er een financieel verslag. Hierin worden geen persoonlijke gegevens opgenomen.
4. Pastorale informatie
Belangrijk onderdeel van kerk-zijn is het delen van lief en leed met elkaar, in vertrouwen dat onze Heer en Heiland ons daarin bijstaat. Denk aan ziekte en sterven, maar ook aan geboorte en andere redenen voor dankbaarheid. We noemen dit pastorale informatie.
In de vergaderingen van de predikant en ouderlingen wordt een vertrouwelijk verslag gemaakt als pastorale informatie gedeeld wordt. Dit verslag is alleen voor de predikant en ouderlingen beschikbaar.
5. Diaconale informatie
De diaconie helpt gemeenteleden als die in financiële nood verkeren. In hun vergaderingen bespreken zij alleen de situaties waar diaconale hulp nodig is. Van deze vergaderingen wordt een vertrouwelijk verslag gemaakt. Dit verslag is alleen voor de diakenen beschikbaar.
Wanneer u een vaste vrijwillige bijdrage geeft of een andere financiële bijdrage levert aan de diaconie krijgt de kerk informatie over de betaling van uw bank. Bij het bewaren van deze gegevens houden wij ons aan de daarvoor geldende regels en wetgeving. Na afloop van de daarvoor geldende termijn(en) worden de gegevens vernietigd. Jaarlijks verschijnt er een financieel verslag. Hierin worden geen persoonlijke gegevens opgenomen.
6. Informatie Kerkelijk Bureau
Het Kerkelijk Bureau is verantwoordelijk voor en belast met de informatieverstrekking die voor leden en vaste gasten van belang zijn voor de kerkelijke activiteiten.
Voor de gemeenteleden die geen toegang hebben tot kerkSPOT wordt informatie op papier verspreid. Zie verder onder 9.
Het Kerkelijk Bureau verzorgt via e-mail tevens de informatieverstrekking aan leden en vaste gasten voor zover u hebt aangegeven op de hoogte gesteld te willen worden van bijzondere gebeurtenissen of mededelingen.
Ook wordt, als een bericht wordt geplaatst op kerkSPOT, een zogeheten push-bericht verzonden, voor zowel via een e-mailadres als via de kerkSPOT smartphone-app.
Het Kerkelijk Bureau heeft daartoe mailinglijsten aangelegd die hiervoor gebruikt worden. De uitgaande berichten worden verzonden via zogenaamde “BCC” (blind carbon copy), dat wil zeggen dat de e-mailadressen aan wie de berichten gezonden worden, niet zichtbaar zijn voor de ontvangers.
7. Informatie bijbelclubs, kindernevendienst etc.
Kerkenraad, bijbelclubs, kindernevendienstleiding en commissies binnen de kerk maken over het algemeen individuele mailinglijsten en whatsapp-groepen aan om de communicatie tussen de leden van deze commissies en clubs mogelijk te maken.
U kunt wanneer u lid bent van een commissie of club/vereniging zelfstandig aangeven of u al dan niet in deze mailinglist/whatsapp-groep wilt worden opgenomen. Wanneer u hiermee instemt, wordt uw e-mailadres resp. telefoonnummer gebruikt voor de doeleinden van de betreffende commissie/club.
8. Uitzenden van diensten via het internet
De kerkdiensten worden via het internet uitgezonden en blijven daar maximaal 1 jaar beschikbaar.
Bij de opnames volgen we de volgende richtlijnen:
- Bezoekers worden bij het binnenkomen van de kerk via stickers er op gewezen dat er tijdens de diensten opnamen worden gemaakt;
- een deel van de kerkzaal wordt niet in beeld gebracht, namelijk: de galerij en de achterste 7 rijen banken. Daar kunt u rekening mee houden als u niet wilt dat u in beeld wordt gebracht;
- Kerkgangers worden in principe alleen op de rug gefilmd;
- Kerkgangers worden niet onnodig (duidelijk) in beeld gebracht;
- Alles wat op het podium plaatsvindt wordt wel getoond, maar wordt van tevoren besproken met degenen die in beeld worden gebracht;
- Eveneens bestaat de mogelijkheid dat uw naam wordt genoemd in de kerkdienst bij de mededelingen of afkondigingen. Wilt u dat niet dan kan u dat aangeven via de “wensenlijst” 3)
Over bijzondere kerkdiensten als doop-, trouw- en uitvaart / rouwdiensten wordt vooraf of kort na de dienst met de betrokkenen overlegd over uitzending en de eventuele termijn van de beschikbaarheid op het internet.
9. Jaarboekje en Nieuwsbrief
Voor de gemeenteleden die geen toegang hebben tot kerkSPOT (zie onder 11) wordt éénmaal per jaar een jaarboekje en maandelijks een Nieuwsbrief verspreid, beiden op papier.
Het jaarboekje en de Nieuwsbrief bevatten dezelfde informatie die via kerkSPOT beschikbaar is. Namelijk: een adressenlijst, informatie over en van de kerkenraad, de commissies ingesteld door de kerkenraad, verenigingen en dergelijke. Tevens bevatten deze documenten kerkelijke berichten zoals jubilea van gemeenteleden, familieberichten, berichten van geboorte en overlijden en meer.
10. Internet, openbare website
Op onze openbare website vertellen we wie we zijn en wat we doen. Ook staan er contactgegevens op van een aantal leden die een taak hebben in de gemeente. Dat is allemaal met toestemming van de betrokkenen.
Op de website wordt gebruik gemaakt van cookies. Het gebruik van cookies wordt zoveel mogelijk geminimaliseerd. Het hoofddoel van de gebruikte cookies is het goed laten functioneren van de website. Ook worden cookies gebruikt om statistieken over het bezoek van de website te verzamelen. Bij het vastleggen van deze statistieken worden gegevens geanonimiseerd.
We plaatsen geen foto’s van gemeenteleden op de openbare deel van de website, tenzij met toestemming van de betrokkenen.
Via internet kunt u de kerkdiensten online meekijken of meeluisteren of later terugkijken of terugluisteren. Het is mogelijk dat in de opnamen op internet leden van de kerk zichtbaar en hoorbaar zijn. Zie voor een toelichting onder 2) en 3).
11. kerkSPOT, smartphone-app
kerkSPOT is een online sociaal netwerk voor onze kerk. Dit netwerk is alleen toegankelijk voor de eigen leden en vaste gasten. kerkSPOT kan worden bereikt via de website van de kerk en via een smartphone-app.
kerkSPOT bevat een adressenlijst, informatie over en van de kerkenraad, de commissies ingesteld door de kerkenraad, verenigingen en dergelijke. Tevens bevat het kerkelijke berichten zoals jubilea van gemeenteleden, familieberichten, berichten van geboorte en overlijden en meer.
De werking en wijze van opslag binnen kerkSPOT alsmede de toegang tot kerkSPOT voldoen aan de eisen over privacy van de overheid (AVG).
Gemeenteleden beheren eigen Socialmedia-pagina’s op het internet, zoals bijvoorbeeld Facebook.
Deze pagina’s vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de kerkenraad.
12. Gedragscode
Wij vragen onze gemeenteleden om correct om te gaan met persoonsgegevens die zij ontvangen via kerkSPOT, op papier (jaarboekje en maandelijkse Nieuwsbrief) en andere vormen. Dat betekent dat ze niet verstrekt mogen worden aan derden. Zeker in deze digitale tijd vraagt dat om een goede houding. Wij kunnen niet actief controleren hoe gemeenteleden hiermee omgaan. Wel spreken we hen erop aan als er niet zorgvuldig met persoonsgegevens om wordt gegaan. Dat betekent:
- Verzamel zelf geen persoonsgegevens maar laat dat over aan het Kerkelijk Bureau. Daar worden persoonsgegevens namens onze gemeente vastgelegd;
- Ga zorgvuldig om met e-mailadressen en gebruik het BCC (blind carbon copy)-veld voor e-mails aan een grote groep;
- Stuur niet zomaar allerlei persoonlijke informatie door naar mensen die geen lid of in dienst zijn van onze gemeente. Ze zijn bestemd voor eigen gebruik en om de contacten te onderhouden met uw mede-gemeenteleden.
13. Verantwoordelijkheid
Onze gemeente verwerkt niet op grote schaal persoonsgegevens en is derhalve niet verplicht tot het aanstellen van een functionaris persoonsgegevens (FG). De kerkenraad is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze kerk en laat zich daarbij adviseren door een commissie voor privacy-zaken (AVG-commissie). De kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy-beleid.
14. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer er iets in onze werkwijze verandert, passen wij deze privacyverklaring aan. Daarvan wordt u in kennis gesteld door een bericht via kerkSPOT. De datum boven deze verklaring geeft aan wanneer de laatste versie is gepubliceerd.
15. Inzage, wijzigen en bewaren van uw gegevens
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, neem dan contact met ons op. De gegevens worden bij beëindiging van uw lidmaatschap verwijderd en verplaatst naar het archief. Deze zijn dan te gebruiken voor navragen over lidmaatschapsgegevens en voor statistische of genealogische onderzoeken. Deze zijn beperkt beschikbaar en alleen te raadplegen bij een gerichte aanleiding.
Daarnaast heeft u de volgende rechten:
- Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
- Inzage in en het kunnen opvragen van de precieze persoonsgegevens die we van u hebben;
- Het laten corrigeren van fouten en het kunnen aanpassen van uw persoonsgegevens;
- Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
- Intrekken van toestemming voor het gebruiken en bewerken van uw persoonsgegevens;
- Uw gegevens anonimiseren of zodanig verwijderen zodat het niet meer herleidbaar is tot u als persoon;
- Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens.
Let op dat u zich altijd moet kunnen legitimeren, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.
16. Klacht indienen
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Kerkenraad NGK Schiedam scriba@ngkschiedam.nl
Uitleg van enkele begrippen in dit document: